公文管理

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公文管理
一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式
二、公司行文要做到规范、准确、及时并实行统一管理
三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁
四、行文与打印管理
1、公司行文由业务承办人起草在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定总经理签字同意后打印发文
2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后及时送交给有关部门和人员或由行政部发出
3、打印人员不得截留文件或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人
五、发文管理
1、公司发文由行政部统一编号、存档有领导批示的还应附批示件
2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名
3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发其他文件通常用普通纸印发
4、公司内部文件各部门应妥善保管年终由行政部统一收回处理
六、收文管理
1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档
2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后应先做好归类、登记根据文件的内容分送有关领导阅示和主办部门处理后收回归档
3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理
七、所有文件收取发放必须有登记、签收手续
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