对外接待办法

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一.总则
1.对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分为使对外接待工作规范有序具有统一的公司形象特制定本办法
2.本办法适用于全公司各部门
二.对外接待范围
1.本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作
2.接待的对象分为内宾和外宾
三.对外接待部门
1.公司行政部为公司负责接待的职能部门
2.遇到重大接待工作和活动可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作有关部门要积极主动配合
四.对外接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则使客人高兴而来、满意而去
1.平等原则对来宾无论职务高低都要平等相待、落落大方、不卑不亢一般情况下级别与权限相等同级别出面特殊情况高规格接待
2.对口原则各职能部门对口接待综合性接待时各部门应予以协调谁出面接待谁结帐
3.节约原则内部成本效益核算招待来宾从简不铺张浪费不重复宴请主方人数不多于宾客人数
4.周到原则接待程度应衔接周密接待方式应完善以礼相待使客人感到热情、周到
5.保密原则向不定期宾介绍情况注意保守公司情况、国家机密重要会议要有记录巧妙回避不宜回答的部题
五.接待规格的确定
1.高规格接待陪客比来宾职务高一些适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况
2.对等接待适用于一般性接待活动
3.低规格接待陪客比来宾职务低一些适用于经常性业务往来
六.接待礼仪
1.见面原则为主动、热情、礼貌
2.接待：主动起迎问明来意
3.安排交谈地点：
　⑴根据来客来意和身份安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
　⑵手前头忙一时难以抽身时应向客人说明暂请他人代接呀另商时间；
　⑶切忌让客人久候而无人问津
　⑷客户提出国家领导或他人交谈应立即联络并将客人引至约定地点等候会面介绍后再行离开
七.引见
1.首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）
2.引见顺序；
　⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
　⑵按职务高低依次介绍一行来客；
　⑶职务相同先介绍年纪大的
　⑷领导与来宾见面交谈后对客人原定日程有变化的与客人共同协商安排
八.行路
1.陪同客人行路请客人行于自己右侧；
2.乘坐车、上下楼梯、电梯礼让在先主动开关门；
3.自己处于主陪地位应并排在客人旁边不要落在后边
九.其他
1.穿着不得过于随便按规定着装衣着整洁有风度；
2.主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
3.尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节
4.因故未能准时赴约尽早通知对方并以适当的方式致歉
十.接待内容和程序
　㈠接待内宾
1.接受任务弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班
2.布置接待提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算并报请上级批准
3.迎接安排根据来宾身份、人数、性别预订招待所或宾馆安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点按抵达时间派人派车迎接
4.看望、商议日程来宾住下后公司有关人员前往看望表示欢迎和问候了解来访日程和目的商定活动日程并通知有关部门
5.安排有关领导会见按接待规格和礼仪安排有关领导去住所看望接待人员安排会见地点、时间、陪同人员
6.组织活动实施按参观、考察目的组织业务部门向客人介绍情况参观现场；对上级检查安排汇报、座谈会
7.送别根据客人意见预定车、船、机票协助客人结算食宿帐目话别送行派人派车送至车站、码头或机场
8.小结每次较大规模接待完成后进行一次小结以便总结经验、改进后续工作
　㈡接待来宾
接待内容与程序基本相同主要内容和注意点为：
　　迎送
1.安排迎送陪同人员和译员要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送
2.对身份较高的外宾事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室并备有饮料
　　会见会谈
1.会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方并尽量不改变计划；会见时我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时身份一般对等
2.我方人员应提前到达并在门口迎送
3.对会见会谈场所、座位事先精心安排留定座位双方人员较多、场所较大时宜装扩音系统桌上放置中外文座位卡
4.会见的座位排列：外宾在右边我方人员坐左边团长安排在我方主谈人右手第一位副团长坐第二位其他外宾可依次随便落座
5.会谈时用长桌的中外各一方请外宾坐上方我方主谈人坐自己一方的中间位置
6.如有合影事先安排合影图合影一般主人居正中按礼宾次序以主人右手为上主客双方间隔排列
　　宴请
1.有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐
2.举办何种宴请活动根据活动目的、对象、经费开支等因素确定
　　文艺晚会
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力安排和选定节目根据客人身份安排好座位一般以第七、八排座位为佳
　　参观游览
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣选择有针对性的游览项目安排身份相当的陪同人员和解说员、导游
　　接待标准
　　⑴用餐标准
1、招待官员、关系户80~120元/人•餐
2、较重要官员、关系户50~80元/人•餐
3、地方一般干部、外单位来人10~30元/人•餐
4、公司分支机构来人15元左右/人•餐
5、常客员工标准
10.住宿安排
　招待对象　　　　　标准　　　　　　　　审批权限
1.较重要官员　　　200~350元/天　　　　　　总经理
2.较重要官员　　　150~200元/天　　　　　　总经理
3.公司分支机构　　按公司标准
4.常客　　　　　　自愿
十一.附则
1.涉及重大接待活动需行政部会同公关部协调执行
2.本办法由行政部解释执行由公司总经理颁布生效
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