后勤保障制度

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23．后勤保障制度
1.目的和范围:为公司全体员工服务通过规范公司后勤保障管理保证公司各项业务正常运作从而为员工创造良好的工作环境提高员工工作效率主要包括采购及仓库管理、车辆管理、邮政通迅事务管理、安全卫生管理及电脑管理等
2.职责
2.1人力资源部后勤保障人员服务于公司全体员工保证各项办公物资及时送达提供便捷的交通工具和整洁的工作环境合理安排各项行政开支、节省费用
2.2人力资源部后勤保障人员致力于为公司员工创造良好的工作氛围进而提升人力资源物理环境管理水平
3.工作流程：
3.1办公用品管理制度
3.1.1公司办公用品（包括部分固定财产、日常低值易耗品等）由人力资源部指定专人负责管理
3.1.2各部室应于每月1—5日（5日内如遇节假日顺延）将部门经理审签过的当月份《办公用品申购单》报人力资源部统一购置、领用
3.1.3临时需要购置的特殊用品应报总经理批准由人力资源部统一按总经理批示办理
3.1.4各部门的办公用品应指定专人统一签领凡属固定资产的物品领用者应填写财产领用单
3.1.5工作调动或离开本公司者必须先办理原领用物品的清查及上缴手续
3.1.6上缴回归之物品要完整齐备若已损坏应作合理解释故意损坏或遗失者除照价赔偿外还应酌情处罚
3.2公用办公设备的使用规定
3.2.1复印机：人力资源部派专人负责维护以便及时排除故障
3.2.2传真机：人力资源部为每部传真机设登记册上详列日期、发送地、页数、发件者等项目各部门传真时要认真填写凡未在公司本部的传真机也应参照本通知精神制定有关规定并由专人管理人力资源部根据电信局的月底对帐单进行监控
3.3车辆管理办法
3.3.1公司驾驶班隶属人力资源部驾驶员实行岗位责任制包干使用和维护车辆
3.3.2各部门因公用车报由人力资源部行政内务主任统筹安排
3.3.3凡公司外联人员的摩托车每辆每月包干使用汽油20公升公司配发的摩托车每年的包干维修费用为400元/辆超出部分自理但其年检、保险费用由公司负责缴纳
3.3.4驾驶员（包括摩托车手）的一切违章罚款均不能报销
3.3.5员工需要用车时由申请人填写《元洪（融侨）地产派车单》（一式两联）经所在部门经理签字（派用中巴须经总经理批准）再交人力资源部派车驾驶员凭单（第一联）出车第二联由人力资源部留存保管期限为一个月
3.3.6所有车辆均在人力资源部指定点进行维修、清洗
3.3.7用车毕车辆统一停放在元洪大厦地下室规定的车位不得私自将车开走
3.3.8各分公司若借用公司车辆应在一周前提出有关方案（含行车目的地、借用时间等）在借用期内所发生油费、通行费、停车费及驾驶员的加班费等费用均由借用单位承担具体办法如下：
驾驶员负责记录该车的起始与终止公里数（应与借用单位有关员共同确认）并负责收集所发生的通行费、停车费等票据；
由公司人力资源部提供该车的行车标准（每百公里耗油量）如实统计本次借车的油费及其他有关费用并将费用提交借车单位由借车单位承担该笔发生额
3.4邮政通讯事务管理制度
3.4.1个人通讯费用报销标准
A.公司副总经理、工程材料部经理、外联经理、经营销售部经理等每人每月可报销手提电话费1000元
B.公司部门正职经理每人每月可报销手提电话费500元
C.公司部门副经理（或相当于部门负经理待遇）每人每月可报销手提电话费300元
D.公司中级职员每人每月可报销手提电话费200元
E.除驾驶员及外联人员外其他人员的传呼费用不予报销
3.4.2做好与公司业务有关的国际、国内长话登记
3.4.3每年年底与图书档案室密切配合做好公司下一年度的报刊、书籍订阅工作
3.4.4人力资源部委派专人每月定期前往电信局办理手机、传呼机缴费及打印详情单等电信业务
3.4.5员工因公需办理快件、平信等邮政事务可委托人力资源部代办
3.5采购与仓库管理办法
3.5.1采购范围：公司办公所需的用品用具
3.5.2规范采购点：所有物品均需定点采购建立合格供应商档案
3.5.3申购程序
申请部门人力资源部审核、采购登记入库发放至申购者
3.5.4仓管员需对所采购的物品凭申购单进行登记、核实并做好入库登记手续然后按申购单发放仓管员应定期对仓库进行盘点统计办公用品的使用金额
3.5.5仓管员对所有物品应整齐、有序地予以摆放
3.5.6仓管员应定期对仓库进行清理保持仓库整洁
3.5.7仓管员应对库存物品妥善保管不得丢失
3.5.8仓管员应为仓库采取定期除湿等有效措施避免产生物品腐烂、变质等现象
3.5.9仓管员要树立安全防患意识避免产生火灾、盗窃现象
3.6安全、卫生管理办法
3.6.1办公场所严禁吸烟注意用电安全严禁乱拉线、乱搭线以及违章使用电器；注意防火如发现事故苗头必须立即处理并及时报告人力资源部及时消除隐患
3.6.2注意将贵重物品、重要文件妥善保管人员离开应将抽屉或保险柜锁好提高防盗意识
3.6.3公司办公场所须保持整洁、有序的办公环境以提高员工的工作效率提升公司的对外形象
3.6.4各部门员工须严格遵守公司《关于维护办公环境秩序的有关规定》自觉维护办公场所的环境卫生各部门应对本部门的办公环境负责并落实到个人
3.6.5公司人力资源部每周定期开展卫生检查活动对各部门的环境卫生情况进行评比并给予公开通报
3.7各售楼部的财产管理办法
3.7.1各售楼部在筹备之时需配备办公设备应由该部门提出申请经总经理批准后人力资源部的采购员与申请部门的申请人共同采购
3.7.2各部室所需物品原则上由人力资源部的采购员统一采办由于各售楼部受地域因素的限制部分急需物品（零星物品）经口头请示后可自行采购事后需到人力资源部仓管员处补办进、出仓手续
3.7.3购得物品（特指财务计统部规定需入库的物品）申请部门的申请人员需到人力资源部办理相关手续即填写《财产入库验收单》及《财产领用单》并报财务计统部统一作账
3.7.4当售楼部需撤点时必须以书面形式通知人力资源部人力资源部的仓管员到现场进行财产清点并办理相应的财产转移、入库等手续
3.7.5各部室指定财产管理员对各部室财产进行统一管理财务计统部与人力资源部对公司财产进行每年一次的盘点
3.8电脑管理程序
3.8.1电脑的软硬件的维护
3.8.1.1在使用电脑的过程中如发现软件操作与安装问题致电于人力资源部电脑管理员由电脑管理员在电话中进行指导
3.8.1.2电脑出现系统崩溃或死机将由电脑管理员根据报修顺序在1个工作日内给予解决
3.8.1.3电脑管理员在维护的过程中判定为硬件问题的将由电脑管理员根据该机的供应商进行报修从报修之日起3个工作日内给予解决
3.8.1.4打印机的硬件故障由电脑管理员送到指定的维护站给予维修从送修之日起5个工作日内给予解决
3.8.2各部门应用软件的申购流程、培训及使用
3.8.2.1应用软件的申请必须经过部门经理的批准然后报于人力资源部由人力资源部根据实际情况进行分析及价格与功能的确认最后报总经室批准
3.8.2.2当应用软件购买后由该部报人力资源部进行软件使用的培训由人力资源部的培训口和软件供应商安排培训事宜
3.8.2.3总经室确定该软件正式使用日期和软件系统管理员后由系统管理员分配该部门中使用人员的权限并根据实际情况予以指导
3.8.2.4在该软件经销商许可下电脑管理员及该软件系统管理员均要对该软件的安装程序、产品序列号和使用说明书进行备份
3.8.3电脑操作使用制度
3.8.3.1电脑使用者领用电脑前须经过电脑管理员的操作常识培训和测试测试合格者方能使用电脑
3.8.3.2不得将外来的与工作无关的光盘或软盘带到公司的电脑中使用不得擅自安装与工作无关的软件或游戏
3.8.3.3如需安装工作中所需的软件必须经电脑管理员的核实后方可安装安装前先查此软件是否有病毒
3.8.3.4对于电子文件的复制复制方需经过被复制方的同意后方可复制复制后的文件未经许可不得再将其复制给其他人凡是从别处拷贝来的文件须经过杀毒后才可以使用
3.8.3.5必须确保电子文件在网络中的安全性如要把自己的文件共享给其他人须进行共享加密或者只添加共享人的用户名
3.8.3.6必须不定期的对电脑中的文档进行备份可通过软盘、光盘、网络等公司重要性文档的保护首先使用者须对此电脑加设开机密码以防止其他人使用把此类文档放在非共享的目录中要设打开密码；如有软盘（或其它外部存储设备）备份需把此软盘（或者其它外部存储设备）存放入到安全处以保险柜为宜
3.8.3.7对于电子文件的销毁必须进行物理删除以确保不被反删除对于软盘的销毁应先将其中的文件删除后然后剪成两半再行销毁
3.8.3.8如需使用别人的电脑需经过该电脑使用者的同意后方可使用不得擅自删除他人的文件如需保存必须建立一新的目录保证文件存放有序整洁明了
3.8.3.9任何人不得在公司的电脑或网络中散发计算机病毒或对计算机的硬件或软件系统进行设置不得从互联网上下载与工作无关的软件不得利用公司网络进行黑客软件测
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