会议制度

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26．会议制度
1．目的和范围:会议是公司内部沟通的最有效方式之一建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道从而有利于持续有效的制度化改进其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加的会议
2．职责
2.1总经理/副总经理
2.1.1主持经理例会、公司专题会议、管理评审会议、全体员工大会；
2.1.2指定专人追踪经理例会事项的落实情况；
2.1.3经理例会后指定专人整理会议记录形成并发放会议纪要；
2.1.4参加相关会议
2.2总经理室
2.2.1总经理秘书负责经理例会的通知、召集；总经理室有关人员参加经理例会
2.2.2总经理室通知召开公司员工大会；
2.2.3组织召开公司专题会议；
2.2.4负责组织与质量管理体系有关的会议；
2.2.5总经理室副主任负责经理例会和公司专题会议的会议记录、会议纪要发放、会议布置工作执行情况的追踪、落实和反馈等工作
2.3各部门
2.3.1经理例会前向总经理室递交本部门工作周记部门正职经理和项目部正职经理参加经理例会布置执行会议安排工作；
2.3.2部门经理主持召开本部门周会负责周会精神在本部门内部的沟通；
2.3.3业务主管部门负责业务专题会议的召开并组织相关部门参加；指定专人做会议记录发放会议纪要、追踪落实会议布置工作；
2.3.4部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参加外部会议（高级员工由总经理批准）；
2.3.5人力资源部负责公司员工大会等会议的具体会务安排
3．工作流程
3.1会议类别
3.1.1例会包括经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等；
3.1.2专题会议包括公司专题会议和部门业务专题会议（针对业务专题由业务主管部门牵头组织有关人员召开如图纸会审会议、开标评标会议、合同评审会议等）；
3.1.3与质量管理体系有关的会议包括内外审首末次会议内、外部审核会议管理评审会议等；
3.1.4全体员工大会包括各种动员大会、年初计划动员会、年终总结表彰会等；
3.1.5其他内部会议；
3.1.6外部会议：指公司员工外出参加的由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议
3.2会议组织流程
3.2.1例会
3.2.1.1经理例会
A．经理例会由总经理/副总经理主持总经理秘书负责召集原则上每两周一次与会人员为各部室正职经理、总经理室有关人员以及总经理指定的其他员工原则上每三个月召开一次经理例会扩大会议与会人员范围扩大至公司本部以及各分支机构的所有中、高级职员
B．在例会前各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份（分发至总经理、两位副总、记录存档各一份）周记包括“本周工作主要情况”、“存在的问题及改进意见”、“下周主要工作计划”三个栏目总经理室指定专人追踪上次经理例会事项的落实情况并整理成“经理例会落实情况”一式四份（分发范围同部门工作周记）
C．在经理例会上由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中的事项；总经理主持讨论各部室周记“存在的问题及改进意见”栏目中提出的问题并确定改进意见；总经理主持讨论会上提出的其他问题
D．在经理例会后由总经理室副主任整理会议记录形成会议纪要会议纪要送呈副总经理审阅后及时发放至各与会者手中与会者应向本部门员工传达会议精神安排落实会议布置工作会议纪要必须编号标明“机密”字样注明会议时间、地点、参加人员、缺席人员经理例会纪要共分“上次例会未完事项”和“本周例会事项”两个栏目总经理室保存经理例会纪要、各部室周记、“经理例会落实情况”并按年度整理成册按规定每两年向公司图书档案室移交一次
3.2.1.2各部室周会
由各部室经理负责主持召开会议内容包括传达经理例会精神、安排执行经理例会上布置的工作、通报本周工作主要情况、讨论存在的问题及改进意见、安排下周主要工作计划等等原则上每隔一至二周一次与会人员为各部室全体员工各部室周会应形成书面纪要或以周记的形式体现以适当的形式（如在部门办公室的看板上张贴）在部门内部传递并在当周经理例会前送呈总经理室
3.2.1.3项目部例会和项目部参与的施工监理例会
项目部例会和项目部参与的施工监理例会的有关制度参见《施工管理程序》
3.2.2专题会议
3.2.2.1公司专题会议
总经理/副总经理根据公司业务运作的需要确定公司专题会议议题、议程时间、地点、与会人员等由总经理室根据总经理的意见负责召集有关人员召开专题会议并负责会议记录、会议纪要发放（发放范围：每一位与会者）和会议布置工作的追踪落实等公司专题会议根据具体情况不定期举行总经理室保存专题会议纪要并按年度整理成册定期送公司图书档案室存档
3.2.2.2业务专题会议
由业务主管部室负责召集与会者为各有关部室人员会议应形成书面纪要分发至所有与会部门的主管手中并由专人对会议布置的工作进行追踪业务专题会议根据业务开展情况不定期举行必要时可针对同一专题举行多次会议形成系列纪要会议纪要的发放和存档同3.2.2.1的有关规定
3.2.3与质量管理体系有关的会议
与质量管理体系有关的会议包括内外审首末次会议、内外部审核会议、管理评审会议等其有关规定参见《工作改进管理程序》
3.2.4全体员工大会
员工大会由总经理/副总经理主持总经理室通知召开并布置有关部室准备会议资料人力资源部负责具体会务安排员工大会不形成会议纪要但总经理室应保存会议有关材料并定期整理归档
3.2.5其他内部会议
其他内部会议的有关制度参照上述适用的条款执行
3.2.6外部会议
公司员工外出参加由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议必须征得部门主管同意如需出差必须按照《人力资源管理》办理出差申请手续员工外出开会期间必须做好会议记录返回公司后必须在一周内整理有关资料向部门主管或总经理室提交报告必要时召集有关会议进行传达
3.3会议纪要及其他会议文件的归档
会议纪要及其他会议文件归档参照《档案管理》的有关规定执行
4．相关文件
4.1《施工管理程序》
4.2《内审程序》
4.3《管理评审程序》
4.4《工作改进管理程序》
4.5《人力资源管理制度》
5.相关表单、记录
工作周记
各种会议纪要
6.附表
工作周记（见《文件管理程序》）
编制：改革领导小组
日期：2003.12.23审核：
日期：批准：
日期：
27．内审程序
1．目的和范围：确定质量管理体系是否符合产品实现的策划要求、本标准要求以及组织自定的质量管理体系要求确保质量管理体系的有效实施和保持本程序适用于本公司内部质量审核工作包括与质量管理体系相关的公司领导层、所有的相关部门和项目部等
2．职责
2.1管理者代表
2.1.1确定审核目的下达审核指令；
2.1.2批准成立审核组任命审核组组长和组员并对其实施领导；
2.1.3审批内审报告；
2.1.4协调解决内部质量审核中出现的其他问题批准纠正措施
2.2总经理室
2.2.1编制公司年度内部质量审核计划；
2.2.2挑选与被审核对象无直接关系的内部审核员报管理者代表审批组成审核小组；
2.2.3组织内部审核的实施；
2.2.4审核资料、文件的管理
2.3审核组长
编制审核实施日程表、审核实施计划组织编制审核检查表起草审核报告对审核报告的全面性和准确性负责审核纠正措施
2.4审核员
2.4.1理解并向受审核部门阐明审核计划的要求编制“内部质量检查审核表”；
2.4.2客观公正地收集证据、记录分析写成书面材料向组长报告保管好与审核有关的文件或开具不合格项报告单；
2.4.3配合并支持审核组长的工作
2.5受审核部门
2.5.1将审核目的、范围通知全部有关人员提供保证审核过程所需有效的资源配合审核工作；
2.5.2制定和实施针对审核结果采取的纠正措施；
3工作程序
3.1总经理室根据质量体系运转的情况并考虑以前审核的结果于年末制订出次年“年度内部质量体系审核计划”交公司管理者代表审批一般十二个月内至少进行一次且两次的间隔少于十二个月当公司质量管理的内外部环境或条件有重大变化时应及时增加审核频次原因可包括如机构的变化、严重的客户投诉、外部审核等
3.2“年度内部质量体系审核计划”必须覆盖公司质量体系所涉及的各个部门各过程、各部室每年至少进行一次内部质量审核对较重要的或问题较多的部门审核次数可以适当增加年度计划执行中若发现不合理或不合适时可由管理者代表在执行中任何时候修改“年度内部质量体系审核计划”的内容主要为：
3.2.1审核目的和范围
3.2.2审核及受审核的时间安排
3.2.3审核部门、单位
3.3审核准备：
3.3.1管理者代表根据审核部门和工作内容任命具有内部质量审核员资格的人选担任审核组长和审核员
3.3.2由审核组长根据初步确定的审核时间拟定审核通知并发给各部门各部门确认后编制审核实施计划
3.3.3由审核组长组织审核组成员制定审核实施计划内容包括：
a.受审核的部门
b.审核的目的、范围和日期
c.依据的文件
d.审核的涉及过程及时间
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