档案管理办法

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一.总则
1.为规范档案管理工作特制定本办法
二.公司档案范围
公司建档范围确立为：
1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
2.公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；
3.财务、会计及其管理方面的文件材料；
4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
5.经营管理方面的文件材料；
6.生产技术管理方面的文件材料；
7.产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；
8.仪器、设备方面的文件材料；
9.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
10.科研、技术引进、转让方面的材料；
11.教育培训方面的文件材料；
12.信息、情报方面的文件材料；
13.党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；
14.其他具有利用和保存价值的文件材料
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结
公司档案还包括声像资料：
1.照片档案：新闻、科技、艺术照片由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；
2.影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；
3.录音档案：唱片、录音带；
4.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动
三.公司档案管理体制
1.公司档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制由行政部负责主体档案的管理并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导行政部可设立专门档案室配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作
2.根据有关档案法规规定精神各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档并定期向公司档案部门移交保管
3.公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案确保档案的安全暂不具备档案案安全保管条件时要委托有关档案部门代为保管
四.档案管理工作
(一).档案材料的收集：
1.建立、健全立卷归档制度确立归档范围、归档时间、保管期限；
2.对遗缺不全的档案采取不同措施积极收集齐全；
3.及时催办理完毕的文件上交回收在次年检查齐全后整理立卷归档
(二).档案的归档、立卷与管理
1.区分全宗确定立档单位
2.分类依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别
3.归档前将资料分类分组放置在待办卷宗内
4.案卷排列立卷按永久、长期、短期分别组卷卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起编制案卷目录和案内目录并复印出四至五份
5.整理案卷使之厚度适宜控制在1cm至2cm之间材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的应附抄件；以每一案卷端正书写标题
6.对所有公司档案系统排列确定保管期限编制档案目录（卡片）按一定次序排列和存放
7.每年对档案进行一次清理：
1.清除不必要保存的材料；
2.对破损和褪色的材料进行修补和复制
(三).档案的保管：
1.防止档案的损坏延长档案的寿命维护档案的安全；
2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；
3.做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作门窗应结实牢固
(四).档案的鉴定：
1.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值
2.确定各类档案的中管期限表其中财务档案见财务档案保存期限表
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种介于两种保管期限的保管期限从长
(五).档案的销毁：
1.对已失效的档案认真鉴定编制销毁清册该清册永久保存；
2.办理销毁手续经董事会或总经理批准方能销毁；
3.销毁时要有二人以上监销关在清册上签字
1.公司终止、解散时档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆
2.公司应采取严密管理措施防止档案失密和泄密
(六).档案借阅、利用工作
1.凡需使用档案者均须填写文件调阅单依据调阅权限和档案密级经各级领导签批后方能调阅
2.案卷一般仅供在档案室阅看立卷的文件、资料可外借外借的须办理登记手续
3.借阅期限不得超过棗星期（如三个星期）到期归还；如需再借应办理续借手续
4.借阅档案者应爱护档案确保档案的完整性不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁借阅档案交还时须当面查看清楚如发现遗失或损坏应及时报告主管领导
5.外单位借阅档案应持有单位介绍信经总经理批准后方可借阅且不得带离档案室其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出
6.公司内档案利用的方式有：
1).提供档案原件；
2).提供档案复印件；
3).提供文献索引资料
7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等
8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求
9.依据国家档案、统计法律法规做好企业档案统计工作
10.政府有关部门依法执行公务需要查阅公司档案公司予以配合、协助
五.附则
1.档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理提高管理效率
2.本办法由行政部解释、补充由公司总经理批准颁行
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