概要：“永锡，我还是搞不大清楚任务清单和下一步清单有何不同?”5/18是我一日的时间管理研习会，因此，比起以往，我有了更多的时间好好解是时间管理的流程，以及不同高度的时间管理。在课堂中，大家很有兴趣，但是却觉得不容易上手的部份，就是任务的管理。任务的定义是”如果我们想要达成的结果，必须由超过一个行动才能达成，这就是一个任务。”，而任务清单，就是我们手上任务的列表。任务清单为甚么不容易管理呢？这是因为要管理好任务清单有三个动作，首先是要列出一个任务清单，其次，要将每一个单一任务做好规划，并找出合适的下一步行动，最后则是要管理好这些因任务产生的下一步行动。很多人把这三个动作分不清楚，想要一次到位，就会觉得很复杂，要是一个一个动作分开来讲，那就简单多了。（1）任务清单不过是一张纸2008 年2月下午，我在美国Westlake的David Allen时间管理研习会时，他刚好正讲到任务清单的部份。我仔细的听，但是却产生一个疑惑——我发现David Al
任务清单,标签：时间管理方法,高效时间管理,http://www.laixuea.com“永锡，我还是搞不大清楚任务清单和下一步清单有何不同?”
5/18是我一日的时间管理研习会，因此，比起以往，我有了更多的时间好好解是时间管理的流程，以及不同高度的时间管理。在课堂中，大家很有兴趣，但是却觉得不容易上手的部份，就是任务的管理。
任务的定义是”如果我们想要达成的结果，必须由超过一个行动才能达成，这就是一个任务。”，而任务清单，就是我们手上任务的列表。
任务清单为甚么不容易管理呢？这是因为要管理好任务清单有三个动作，首先是要列出一个任务清单，其次，要将每一个单一任务做好规划，并找出合适的下一步行动，最后则是要管理好这些因任务产生的下一步行动。很多人把这三个动作分不清楚，想要一次到位，就会觉得很复杂，要是一个一个动作分开来讲，那就简单多了。
（1）任务清单不过是一张纸
2008 年2月下午，我在美国Westlake的David Allen时间管理研习会时，他刚好正讲到任务清单的部份。我仔细的听，但是却产生一个疑惑——我发现David Allen不过是用一页的to do list来管理他的任务清单。就这么简单吗？他不用我们以前讨论的bonsai、Lifebalance、iGTD等复杂的任务管理软体吗？这样如何管控任务呢？下课时间，我一箭步就跑去问他问题：
“请问你的任务清单就只是一个清单吗？”我有点害羞的问
“对啊，就一张请单，一周检视一次”，David Allen坐在椅子上，轻松地回答
“不用和下一步清单连结，不用其他的软体来管理？”我急忙的追问着
David Allen看了我一眼，好像任务我提出一个关键的问题，随手抽出一张白纸，在我眼前摇一摇，一面说“是的，任务清单不过是一张纸”
当场我真的超级兴奋，原来任务清单是很简单的，就是一个个文字描述的任务清单，不需要和下一步清单做一大堆的连结，就是两个清单，一个是下一步行动清单，一个是任务清单。这也让我改变了运用任务清单的方式，整个系统变得更加简单，每周检视可以一下子就完成了。
回来台湾，为任务这个概念设计icon时，我选择了一个赛车旗，因为我觉得描述任务，就像是设定赛车的终点线，当我们跑过终点，就有人大力挥动赛车旗，告诉我们到达目标了。任务清单，就是所有任务的终点线清单一览表，难怪David Allen说了这句话“任务清单不过是一张纸”。
（2）用心智图做好任务规划
我还体会到一件事情，写下任务清单和规划任务是两回事，任务清单只是写下现有任务的一览表，但是任务规划，则是要将单一任务的相关资讯放在一起，整理、分析、组织，这时候使用一些工具就是一种很好的选择。
任务规划时，我觉得心智图是一样很棒的工具，这个在1970年代由英国的托尼•博赞（Tony Buzan）提出的一种辅助思考工具，有以下的好处：
整体结构很像一个心脏及其周边的血管图，表达出整体感
利用关键字来连结，可也迅速放入大量资讯，适合在brain strom时使用
运用线条及符号来建立逻辑的脉络，并很容易搬动分类（尤其是用电脑程式时）
我自己从2000年开始从台湾孙易新老师身上学到心智图，觉得真的是一项非常好用的工具，不论使用纸笔或是电脑，都能够迅速将我们思考的资料，做妥善的整理，并进而找出任务的下一步行动。但是心智图也有其缺点，因为其属于发散性的思考，要做好任务规划时，一大堆的下一步行动，会让人迷失焦点。此时，必须要做好收敛的动作（从一堆可以做的行动中，找出关键行动），并列入任务清单或下一步行动清单来管理。