应付账款管理办法

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应付账款管理办法
1.总则
1.1.制定目的
为将本公司经营业务所应支付的账款处理制度化以加强财务管理维护公司信誉并掌控资金动向特制定本办法
1.2.适用范围
公司各部门因执行业务所发生之应付账款处理均依照本办法所规范的体制管理
1.3.权责单位
1)财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作
2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2.应付账款产生
2.1.进货验收
1)供应厂商依据本公司采购单位向其发出的《订购单》之订购内容与指示将货品送交本公司仓储单位
2)当指定货品送达本公司仓储单位时仓管人员应协同品检人员依据《厂商送货单》核对厂商名称、料号、品名、规格、数量与本公司《订购单》所载内容是否相符并予以清点核实检验该批物品是否符合验收标准
3)经清点检验确认合格后仓管员在《进货验收单》（或厂商送货单）上签收并填制《进货日报表》送请购单位及采购单位确认进货与订购内容是否相符
4)验收后之《进货验收单》转交采购人员确认此批定单单价
5)凡经品检验收以及采购确认后之进货称为“验收”属于已确认的应付账款应转由权责单位整理入账并进行付款程序
3.应付账款入账
3.1.处理程序
1)采购单位于陆续收到验收货物后传送来的《进货验收单》之后应依日期顺序按厂商别整理妥当在规定时间内将订购单、进货验收单、厂商请款对账单、发票等应付账款相关凭证送财务部
2)财务部收到该应付账款相关凭证后应核对订购单、进货验收单、厂商请款对账单以及发票等与下列资料确定相符之后方可进行付款程序应核对的资料包括：
A、厂商名称
B、开具的发票是否符合相关规定
C、货物品名、规格
D、实收数量
E、单价
F、进货总金额
G、仓管、品检、采购人员之签章
3)经办会计核对相关凭证无误后即依据厂商别编制传票
4)应付账款传票编妥后汇总传票填写《应付账款明细表》
5)将《应付账款明细表》附上相关单据凭证呈权责单位主管审核
6)权责单位主管审核无误后在传票及《应付账款明细表》上签章并呈送总经理核准
7)将总经理核准后之《应付账款明细表》及传票、相关交单据凭证转权责单位出纳人员准备开立支票付款
4.处理时限
1)采购单位负责通知厂商对于整月份请款对账单据一律在隔月五日前必须送（寄）达采购部门逾时者移作次月份货款处理
2)采购部门于每月八日之前应将上月份所有厂商请款对账单据审核后送交权责单位
3)应付账款经办会计必须于每月十五日之前将应付账款交易整理妥当层呈主管复核
4)各经办人员之处理时限若遇上法定节假日时应自行加班处理以提前完成并送交后续作业经办人员避免延误作业时限经维护公司之信誉
5.注意事项
1)发票内容与《进货验收单》不符时应通知采购单位处理如为厂商本身所造成之错误应退回要求重开发票并依应付账款处理时限之作业规定办理
2)各经办人员应按规定时限完成处理作业若因内部作业未能在规定时限前完成致影响厂商权益者该经办人员应负连带责任

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