售楼软件系统管理制度

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13.售楼软件系统管理制度
1目的和范围：为了科学、准确及时记录、反馈销售信息减少因人为过失及监管漏洞而给公司带来的损失提高公司的工作效率规范使用售楼远程管理系统及明确使用软件的工作职责和操作程序特制定本制度
2职责：
2.1系统管理员（财务部）
2.1.1负责建立新项目、用户帐户及权限设置屏蔽项目初始资料
2.1.2负责变更操作：按批件变更项目资料
2.1.3负责系统监控操作
2.1.4负责系统的维护、更新和完善
2.2经营销售部
2.2.1负责按批件进行特殊预留操作
2.2.2负责初始资料及核定产权面积的录入
2.2.3负责楼盘和预留楼盘的定购工作、定购的变更操作
2.2.4负责催收定金并向财务部报送解除定购协议客户清单
2.2.5负责办理签约手续并提供相关优惠批件负责未签约客户的跟踪及反馈办理延迟签约批准单
2.2.6负责合同审核操作已审核合同的更改操作及审核退房操作及退房款的报批
2.2.7负责合同监证、按揭收件送审并进行电脑登记
2.2.8负责发送交房通知书并进行电脑登记负责接楼申请及审核操作通知财务接楼应收相关费用特殊接楼通知书的送审和尾款的催收
2.2.9负责发送办理产权通知书并进行电脑登记通知财务办理产权应收相关费用并签定补充合同
2.2.10负责会员积分申请的录入
2.3财务计统部
2.3.1负责项目初始资料的审核
2.3.2负责恶意预留的通报反馈未及时签约情况
2.3.3收取楼款、相关费用及相关变更款并开具相应票据
2.3.4负责合同及变更合同的复核票据的换发工作退款的审核及支付
2.3.5负责确定按揭送审银行及协调、跟踪工作
2.3.6负责复核办理接楼、产权相关费用收取接楼尾款
2.3.7负责接楼确认单复核负责发出特殊接楼催款通知书给经营部
2.3.8负责核定面积增减款的复核、补充合同的审核开具购房发票并进行电脑登记
2.3.9负责会员积分兑换审核
2.3.10负责违约客户楼款的催收将恶意违约客户清单送总经室律师处理
2.4总经室
2.4.1负责合同、变更合同、补充合同的审核操作盖章
2.4.2负责恶意违约客户的法律处理
2.5各部门及人员负责正确使用软件及保密工作
3程序
3.1初始设置管理
3.1.1新项目开盘前3天内经营部应通知系统管理员新建一个楼盘项目同时提供一份经营部操作人员名单由系统管理员建立用户账号
3.1.2经营部根据楼号、层次、单元、建筑面积等建立新项目楼盘详细资料：将公司已批准的项目销售价目表、正常折扣标准等有关要素录入售楼软件；
3.1.3经营部录入公司评审通过的商品房买卖合同套打样本
3.1.4财务部根据批准后的销售价目表原件进行核对核实无误后即由系统管理员进行屏蔽初始资料只允许查看
3.1.5因设计施工变更或公司销售策略变更需要调整楼盘销售资料和销售价格时由经营销售部填写申请单报经批准后系统管理员根据批准单日期调整原价目表批准之后成交的楼盘以调整后新价目表为准
3.1.6权限管理
各操作员按总经理批准后的权限、工作职责范围进行操作各操作员权限一览表如下：
部门操作人员预留定购定购更改签约签约更改签约审核盖章按揭收件按揭复核监证接楼接楼复核产权产权复核收款对账复核票据
总经室总经理√
副总经理√
盖章经办√
经营销售部销售经理√√√√
销售副经理√√√√
销售主任√√√√√√√√
销售业务员√√√
按揭经办√
监证经办√
产权经办√
接楼经办√
财务计统部财务总监√√√√
销售会计主任√√√√√√√
销售会计√√√√
收款员√
所有操作权限人均有查询权限通过查询环节进行操作
3.2预留管理
预留是指由有权限的相关人员按口令录入电脑根据设定的预留天数进行保留暂不对外销售超过预留天数后电脑将自动取消预留登记转作未售楼盘供自由销售
3.2.1因特殊需要或公司销售政策安排需预留较长时间的应形成书面文件报经总经理同意批准后由经营部进行特别预留操作
3.2.2因公司关系需要或销售现场需要应进行临时预留的由相关权限人员直接按照各自口令录入预留客户姓名、联系电话预留时限如下图：
权限人总经理副总经理财务总监销售经理销售副经理销售主任
预留天数30207751
3.2.3相关权限人员及销售主任应催促客户及时办理正式认购手续预留楼盘的认购工作由销售主任操作当实际成交对象与预留登记不符时销售主任应先告知相关预留权限人员征得同意后才能变更
3.2.4项目开盘第一周预留统一由销售经理操作
3.3定购管理
3.3.1录入定购协议：与客户签订定购协议时置业顾问应将相关信息及时录入到售楼软件中
3.3.2交纳定金：置业顾问持定购协议文本带客户到收款员处交纳定金经收款员确认后才完成定购操作
3.3.3对于已定购但未按协议规定交纳定金的客户电脑在12小时内自动取消定购转作未售楼盘
3.3.4根据已定购未交足定金的客户清单置业顾问应及时调查认为需保留协议的应有书面说明原因并催促客户及时补足定金需解除协议或退房的及时报送清单给财务部进行取消定购\没收定金操作
3.3.5更名：在规定签约时限之前客户提出更名或换房申请要求的由销售主任进行更名或换房操作同时置业顾问持客户申请书、新旧定购协议书、原楼款收据带客户到收款员处换发收据收款员根据电脑通知更名清单办理客户换发收据的手续才完成更名操作
3.3.6定购退房申请：在规定签约时限之前客户提出退房申请要求由销售主任按照协议规定允许退房的条款进行退房操作并填写退房款申请单上报财务总监批准销售会计根据批准单和电脑通知退房清单办理客户退款手续才完成退房操作
3.4签约管理
项目具备签约条件时置业顾问应及时催促已交定金未签约的客户办理签约手续
3.4.1正常签约的普通客户：置业顾问详细录入合同条款要素及客户信息
3.4.2优惠客户签约：属于公司关系户的申请人应及时填写“购房优惠批示单”详细填写优惠折扣、优惠原因等并按规定程序送公司审批置业顾问根据已批准的“购房优惠批示单”详细录入优惠单内容、合同条款要素及客户信息购房优惠批示单原件应送交财务部存档
3.4.3未及时签约的客户：销售主任根据电脑未签约清单进行调查属于特殊关系需延长签约时间的客户销售部应将延迟签约（超过1个月）客户清单报经公司总经理批准批准单送财务部存档
3.5合同审核管理
合同的审核由经营部销售主任及经理对签约合同及时进行审核再由财务销售主任及总监进行复核并完成电脑签字确认工作
完成审核完成复核
销售主任及经理会计主任及总监完成电脑签字
2个工作日内2个工作日内
（属于优惠折扣合同收到优惠批示单原件1天内财务完成复核）
3.5.1所有审核通过的合同电脑将自动列入已审核清单经营销售部在1个工作日内将合同送往总经室秘书盖章以便及时办理合同监证
3.5.2合同更改：对于已审核的合同客户又提出申请更名、换房等其他合同条款由置业顾问提出合同更改并详细填写更改内容电脑将其自动转入再更改未审核清单经合同审核、复核人员同意更改后完成电脑签字确认电脑自动列入已审核清单代替原合同如合同审核、复核人员不同意更改不做电脑签字确认电脑仍以已审核原合同为准
3.5.3申请退房：对于已审核的合同客户又提出退房申请置业顾问填写退房申请单报经公司批准批准后由销售主任进行退房操作财务部根据退房批准单和电脑通知退房清单办理客户退房手续
3.6盖章监证管理
3.6.1公司公章管理人员根据销售合同与电脑上列入已审核清单合同内容进行核对确认无误后方能盖章同时对已盖章合同电脑签字确认
3.6.2经营部监证经办人员应在合同盖章及收到现金交款单后2天内将合同送到交易中心办理合同监证并将送交时间进行电脑登记；对于已监证好的合同应将合同监证时间、登记编号进行电脑登记
3.7按揭管理
3.7.1对于选择按揭付款方式的客户电脑将自动列入申请按揭客户清单置业顾问按合同规定时间及时收取按揭材料、出具材料收取证明单并进行电脑登记
3.7.2销售按揭经办对置业顾问送交的客户按揭材料进行复核并在电脑上进行登记如果送交的材料不齐全或不符合规定按揭经办将不做审核直到资料齐全为止
3.7.3由按揭经办根据已审核材料及已监证合同的清单作出送审银行决定按揭经办根据财务部安排及时将贷款申请材料送交银行审核并进行电脑登记并及时跟踪了解
3.7.4对于银行已通过审核的客户按揭经办及时通知客户前往签字并将合同送交易所办理抵押监证办妥抵押监证后在电脑上进行登记
3.7.5对于已完成抵押登记的贷款合同财务部应负责催促银行放款财务部对银行放款的楼房单元应及时进行电脑登记
3.8接楼管理
3.8.1项目具备接楼条件时财务经办根据所有已签约清单结清尾款、违约金利息等各类款项后进行电脑确认后电脑自动列入可正常接楼清单；未交清楼款提前接楼的楼盘财务部根据批准单确认电脑自动
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