发货、退货管理制度

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发货、退货管理制度
制度名称发货、退货管理制度受控状态
文件编号
执行部门监督部门考证部门
第1章总则
第1条为规范本企业发货及退货作业规程确保销售合同准确执行避免或减少企业损失特制定本制度
第2条本制度适用于企业所有销售发货及退货作业
第3条各部门职责
1．销售部负责发货、销售退货的组织与全程跟踪工作
2．仓储部负责货物的清点、包装、出库及入库工作
3．运输部负责货物的运输工作
4．质检部负责检查退回货物的质量
第2章发货管理规定
第4条填写发货通知单
销售业务员根据正式签订的销售合同按照客户订单编制发货通知单经销售经理审核签字后交仓储部以备货《发货通知单》一式四联分别留存销售部、财务部、仓储部及客户企业列明购货单位、地址、产品名称、数量、单价、金额和制单人并加盖销售专用章
第5条备货出库
仓管员按照经盖章签字的《发货通知单》清点货物填写《货物出库单》再次核对《发货通知单》后组织货物出库并登记台账
第6条安排出货
运输部根据仓储部提供的出货单据安排出货发车前电话通知销售部业务员如送货途中有任何异常造成延误或不能送货及时通知销售部业务员与客户沟通协调确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户指定地点并取回客户签字确认的回执
第7条开具发票
1．运输部将客户签字确认的回执交给财务部与销售部财务部针对不同客户开具相应的发票
2．对于现款现货的客户货款到账后财务根据回执开具相应发票；委托代销的客户填写客户月对账表签字确认后返回销售业务员由销售业务员根据财务对账单与客户月对账表核对核对无误签字确认后返回财务否则与客户进一步核准
3．财务部根据核准后的对账表开具相应发票向客户收取货款销售部将回执登记并归档作为考核客户信誉额度的指标
第3章退货管理规定
第8条因己方责任使得客户对接收的货物不满意或者货物不符合销售合同规定的要求客户提出退货时企业应接受退货退货须经销售经理审批后方能办理
第9条质检员应对退回的货物进行质量检查并出具检验结果报告
第10条仓储部负责清点退回货物注明退回货物的品种和数量后填写退货接收报告单
第11条销售业务员根据退货接收报告单对客户的退货进行调查确定客户索赔金额的有效性及合理性将调查结果及意见记录在退货接收报告单上提交给销售经理及财务部作为最后审核的依据
第12条销售经理根据退货接收报告、调查结果及意见最终核定退货理赔
第13条财务部根据退货理赔单据和凭证办理相应的退款事宜并对企业主营业务收入和应收账款等进行相关账务处理
第4章附则
第14条本制度自总裁审批通过后颁布施行修订亦同
第15条本制度最终解释权归销售部
编制日期审核日期批准日期
修改标记修改处数修改日期
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