外销业务处理办法

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外销业务处理办法
1.总则
1.1.制定目的
为使本公司国外销售业务之处理有所遵循以利业务之推广特制定本办法
1.2.适用范围
本公司外销业务之处理均依照本办法管理
1.3.权责单位
1)营业部负责本办法制定、修改、废止之起草工作
2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
1.4.名词定义
1)本制度所称之外销业务系指国外销售之报价、送样、接单、出货、收款、账务、客诉、退换货、售后服务及维修等相关业务这处理
2)本规章所称之产品系指为应国外销售业务需要而制造之各式产品
2.报价管理
2.1.规格品报价授权
1)营销人员于接获客户询价时须依规定之价格授权之表之授权范围报价
2)若该报价要求超出授权范围之权限时须专案提出申请经总经理批准后始进行报价
3)价格授权表由总经理室召集国外营业单位及财务部主管拟订后呈总经理核准实施
2.2.报价规格之确认
1)对客户要求报价之产品规格、型式国外营销部门须研发部门确认该产品属规格品还是非规格品
2)必要时得由国外营销部门会同研发部门及生技部门共同确认
3)经确认无法开发制造者国外营销部门应备文呈报总经理
2.3.非规格品报价
2.3.1.非规格品价格核算
经确认可开发之非规格品由国外营销部门提出《非规格品建议表》认新产品、修改非规格品区分送研发部门确认与规格品之差异并由采购部门提供《零件价格参考表》交财务部核算成本
2.3.2.非规格品报价呈核
财务部核计成本后提出《非规格品售价建议》呈总经理核准后交国外营业单位依核定之《非规格品售价建议》报价
2.4.报价注意事项
2.4.1.信用调查
国外营销部门对于异常之报价要求需经调查及评估后再行报价
2.4.2.报价原则
1)营销人员对客户之报价应注明该次报价之有效期间
2)该报价有效期间外之报价要求应视为分批报价不得适用该有效期间内各项报价条件
3.样品需求管理
3.1.样品
样品系指为国内外业务等需要而提出之各型产品其出库及制造依下列规定处理
3.2.样品种类
样品分为规格品及非规格品两种其区分如下：
1)规格品
规格品样品为现有这产品或工厂制造单位曾经有制造及处理经验之产品
2)非规格品
非规格品样品即规格品样外之产品
3.3.需求审核
国外营销单位于接获客户之样品需求后填制《样品需求单》呈总经理批示
3.4.规格确认
《样品需求单》经总经理核准后国外营业部门依研发部门所提供之《规格品与非规格品区分表》判定样品是否为规格品；若为非规格品则转研发部门再作开发确认
3.5.样品制造
分为规格品及非规格品之样品制造
3.5.1.非规格品之样品制造
1)由研发单位依《样品需求单》开具《领料单》及《出库单》领料修改制造
2)修改制造完成后由研发单位填写《成品入库单》办理入库作业
3.5.2.规格品之样品制造
1)规格品由工厂负责制造
2)制造完成后由原制造部门填写《成品入库单》办理入库作业
3.6.样品出库
3.6.1.样品出库之分类
1)送检验单位检验
2)参展用
3)交客户测试用
4)其他样品出库
3.6.2.出库记录作业
样品出库前应依下列规定记录其规格、形式、重量、材积及包装等：
1)规格品样品由品管部门负责测试及记录规格形式并由仓储部门负责记录重量、材积包装样品
2)非规格品样品由研发部门记录其规格、形式并由仓储部门负责记录重量、材积及包装样品
3)样品出库时应随货附有品管部门签证之《样品规格表》及《检验报告表书》始得出货
3.6.3.出入库管理
样品之出入库管理应依下列规定为之：
1)送检验单位检验或作其他用途的不回收缴库的样品由国外营业单位填具《其他出库单》呈核后转仓储单位及财务部
2)参展或送客户测试之样品应填写《成品借用单》呈准后办理其退回时填写《其他入库单》并在“入库原因代号说明”栏内注记成品借用单号码后入库
3)计费样品出入库管理及账务等之处理依照本办法之出货管理、收款管理及客诉处理的规定办理
3.6.4.成本核计
计费样品之成本核计依下列规定为之：
1)规格品
规格品样品依《价格授权表》核定售价
2)非规格品
非规格品样品依前述非规格品报价规定核定售价
4.接单管理
4.1.受订单日报表
国外营业部门于接获客户之订单时应记入《受订单日报表》并区分是否为新客户若为新客户国外营业部门应先对该客户进行信用调查
4.2.信用良好之客户下单
1)与本公司经常往来且信用良好之客户下单国外营业部门得先与生管部门及制造部门确认该订单这交期及内容并呈总经理核准
2)适用前述规定之客户国外营业部门应专案签核其信用状况及决定其信用额度后呈总经理核准施行
4.3.新客户下单
非上述往来情形良好之客户或新客户国外营销部门应待客户开出之T/T、L/C或其他方式之付款凭证到达时始得与生管及制造部门确认订单之交期及内容并送总经理核批
4.4.制造通知
1)订单经总经理核准后国外营销部门始得发出《制造通知单》通知工厂生管部门排程生产并发出《受订销售确认书》通知客户确认接单
2)国外营业部门得视状装饰品将AQL（品质允收水准）标准于发出《受订销售确认书》时加以确认
5.出货管理
5.1.国外营销部门之出货分类
1)国内贸易商订货
2)国内厂商委制
3)国外贸易商订货
4)国外厂商委制
5.2.出货程序
1)出货时应由国外营业部门经办人员于预计出货日或货品装船日之前三日填发《出库单》呈核后转仓储部门排定实际出库日程
2)财会单位依国外营业部门转来之《出库单》开立销货发票交国外营业部门转送客户并开产传票记入应收账款明细账
3)出口发票及免税证由财务部于出货日前确定出货后开出并交与国外营业单位经办人员
4)船务作业由国外营业单位负责办理必要时由财务部配合办理
6.收款管理
6.1.收款处理程序
国外营销部门于收到国内贸易商开出之票据、本地信用证或国外客户开出之T/T、L/C时应立即转给财务部负责管制及办理签证押汇手续
6.2.催收账款
应收账款或T/T、L/C之催收由国外营销部门负责办理财务部配合
6.3.签证押汇
交海空运承揽人运送之货品由国外营销部门负责取得签证押汇所需之单据后交由财务部办量签名册证押汇
6.4.账务处理
财务部依销货发票、国外营业单位转来之收入日报表及银行水单等相关文件开立传票冲转应收几款客户明细表
7.客诉处理
7.1.处理程序
1)客诉发生时国外营业部门须了解有关状况并做成《客户抱怨单》交品管部门判定责任
2)品管部门若判定为非本公司责任或非重大事项时则于《客户抱怨单》上填注意见后转国外营业单位通知客户处理情形
3)若判定属本公司责任或重大事项时由品管部门填注判定结果、处理建议及对策并作成客诉处理案呈总经理室决定是否召开客诉处理会议或以会签方式处理客诉案后呈总经理批示
4)国外营业部门依总经理裁示处理客诉案
7.2.退换货处理
因客诉而发生之退换货依下列规定处理其理赔处理则由法务单位负责
1)退货处理应由国外营业部门承办人员填具《销货退回单》呈核后该项退货交品管部门检验入库《销货退回单》转财务部冲账
2)若为国外客户之退货国外营业部门应切实办好该项退货之入关手续并于《销货退回单》上注明国外退货及《客诉记录单》之编号以资区别
3)因总经理裁示之客诉处理案而生产之换货处理应由国外营业部门填具《销货出库单》呈核并注明客诉处理案之文号
7.3.售后服务
1)确因货品瑕疵所产生这整批不良或因变更而导致之货品不良状况国外营业部门须中报确实情形
2)经客诉处理之程序判定责任并决案后必要时得由公司派员处理
3)非上述原因所致之货品不良状况仅为该交易合约书议定之预备零件支援
非规格品建议表
□新产品□修改非规格品年月日
产品名称
说明：
※客户需求规格表：如附件一
※须于年月日完成向顾客报价制表
核准
产品名称研发生技采购
材料：
※材料或修改之材料由研发单位提供
※材料之价格由采购单位提供零件价格参考表
材料费用合计：
直接人工：
※估计人工小时：
单位人工费用：
人工费用合计：生技
制造费用：依直接人工小时为分摊基础
※分摊率：
制造费用合计：
其他项目
模具费用
合计确认
总计：
财务部意见：
非规格品售价建议：
总经理批示：
样品需求单
□送检验用□参展用□客户测试用□其他
□规格品□新产品□修改规格品NO、________
承制单位：□研发部□工厂年月日
客户统一编号国别
产品编号数量
付款条件预定验货日
产品：包装方式：
零/配件：唛头：
核准审核经办
研发部生技课
确认经办确认经办
确认事项确认事项
生产出库存日期生管
型号登录品管
重量仓储
材积厂长
其他总经理
说明：
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