提高会议有效性

概要：传播经理泰伦斯（Terrence）对他参加的所有会议都颇有微词。当别人问他职务时，他自嘲地说：\"我是职业参会者。\"泰伦斯的问题是，他所参加的会议大都低效、毫无重点、浪费时间。更糟的是，真正要完成公司业务的会议却得不到良好的管理，以确保正确的人员到位。泰伦斯的难题并不鲜见。\"我所听到的最大的抱怨是会议没成效，耗时过长，没必要。\"从事咨询和培训工作的弗朗西丝·米凯尔（Frances A. Micale）说道。她是《别再开会了！建立有效会议的实践指南》一书的作者。糟透了的会议不仅意味着机会的损失，还会浪费时间。时间是有限的，如果把员工在会议中消磨掉的时间换算成完成工作的时间，就可知道企业所浪费的金钱是惊人的。网站EffectiveMeetings.com提供了一个会议成本计算器，可以帮你根据一组变量确定会议的成本。例如，假定管理团队有5名成员，平均年薪为70,000美元，该会议持续约2小时，那么每周召集一次就要花费390美元，每年的花费就要超过20,000美元。除了

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传播经理泰伦斯（Terrence）对他参加的所有会议都颇有微词。当别人问他职务时，他自嘲地说：\"我是职业参会者。\"泰伦斯的问题是，他所参加的会议大都低效、毫无重点、浪费时间。更糟的是，真正要完成公司业务的会议却得不到良好的管理，以确保正确的人员到位。

泰伦斯的难题并不鲜见。\"我所听到的最大的抱怨是会议没成效，耗时过长，没必要。\"从事咨询和培训工作的弗朗西丝·米凯尔（Frances A. Micale）说道。她是《别再开会了！建立有效会议的实践指南》一书的作者。

糟透了的会议不仅意味着机会的损失，还会浪费时间。时间是有限的，如果把员工在会议中消磨掉的时间换算成完成工作的时间，就可知道企业所浪费的金钱是惊人的。

网站EffectiveMeetings.com提供了一个会议成本计算器，可以帮你根据一组变量确定会议的成本。例如，假定管理团队有5名成员，平均年薪为70,000美元，该会议持续约2小时，那么每周召集一次就要花费390美元，每年的花费就要超过20,000美元。除了这个金额外，还要加上无休止的会议、堆积如山的信息及日渐变长的工作清单给员工所增加的压力和不满造成的损失。

咨询师佩吉·克劳斯（Peggy Klaus）说：\"经理人有时候感到自己必须听取每个人的意见，才能做出决定。但这样做太费时间，着实荒谬。\"

下面这些实用建议能让会议促进而不是阻碍组织的成功：

不要动辄开会

解决无效会议的简单办法也许就是干脆别开。在召集人马之前，经理人应该自问，是否可以用其他方法实现这次会议的目标。如果你的重点是分享信息，那么电子邮件、备忘录和非正式谈话可能效果更好。

巴巴拉·史崔贝尔（Barbara Streibel）是一名咨询师，也是The Manager\‘s Guide to Effective Meetings一书的作者。她认为，\"开会的最佳理由是你真正需要参会人员之间的互动。你需要人们分享意见和知识，并对手头事项建立起统一的思路。\"只有当你需要每个人都在现场以便于即刻交换信息时，这样的会议才必要。否则，电子邮件或语音邮件就足够了。

克劳斯说：\"医治\‘开会狂热\‘有时候需要改变你对管理的认识。\"虽然工作场所气氛民主更好，但这并不是说，所有日常小问题都需要集体决策。希望事无巨细地审查各份报告的微观管理者将需要更多的会议。而另一方面，把工作有效地授权给合格的下属，将大大缓解会议的需要。\"如果授权得当，我就无须在团队做出每个决策时都到场。我知道张三或是李四已经把事情处理好了。\"克劳斯说。

不要停留于\"讨论\"

\"讨论\"早已不够。富有成效的会议依靠的是界定清晰的目标，它们是人们努力的方向和衡量进度的标尺。\"如果我来组织会议的话，我希望不限于\‘讨论\‘。\"史崔贝尔说，\"也许是\‘讨论并决策\‘，或者\‘讨论并制定计划\‘，也可能是\‘讨论并辨识关键的成功障碍\‘。我要的是行动，而不是上周发生什么事情的流水簿。\"

例如，如果你跟下属的每周会谈已经令大家怨声载道，就要坚决让每个人（包括你自己）把报告缩减到可付诸行动的事项。

开会前充分准备

如果公司对会议做更好的准备和沟通，上文例子中的泰伦斯是不会错过自己真正关心的会议的，而且他的参加也会使会议更有效果。如果总裁的执行助理仔细思考并为每周高级职员会议准备了良好的议程，她可能会想到，要对所提议的社区通讯做出明智的决策，就需要泰伦斯到场。（他正好有促使人们做出相反决定的成本数据和调查结果。

就算她忘了邀请泰伦斯，只要她按常规事先把议程分发给所有经理人，泰伦斯也会知道将发生什么。这样，他就能自荐参会，或者至少可以发一封带有重要信息的电子邮件给自己的上司。

根据经验，史崔贝尔建议花费30-60分钟时间来准备你负责组织或主持的会议。分发准确的议程，并召集合适的人员。当会议涉及到跟某些参会者无关的事项时，要允许他们离场。

细致的预先工作能产生令人惊讶、受人欢迎的决定。米凯尔说：“预先辨识想要的结果并准备议程，你可能发现并不需要开会。”
\"停泊\"离题想法

有效引导会议本身就是一大课题，但专家提出了几条简单的概念，它们将使会议尽可能简短且有成效。

克劳斯等专家建议说，将会议迅速拉回正轨且不伤害感情的一个有用而巧妙的方法是：将离题想法放入\"停车场\"。\"停车场\"可以是一块白板，上面列出可以在更恰当的时间探讨（或不需探讨）的想法和主意。

好为人师与喋喋不休者也会破坏会议的成功，即使他们遵守议程。他们不仅消耗时间，还会让可能拥有最佳想法，但不如他们那样伶牙俐齿的参会者没有机会发言。会议主持人有必要礼貌地打断他们，以缩短冗长的个人独白。加上提示寡言少语者发表意见，就可以保持每个人的参与。

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