利用Excel的数据分析销货记录

概要：我们以一家食品加工企业为例，该公司销售部在与客户达成销售协议后，根据客户的要求开出销货清单，销货清单按顺序编号，记载日期、销售的产品名称、数量、销售单价、销售金额、购货商、销货地区等内容，销货清单的其中一联送往财务部，财务部据此开具销售发票。财务部因此拥有销货清单、销售发票等销货记录的原始单据，再利用手中掌握的其他资料，财务部可将综合的销货记录输入电脑，作为分析的数据源。输入时间根据业务量的大小，可选择每天、每隔几天或月末一次输入。下面便是该公司2000年3月已输入电脑的综合销货记录，因篇幅所限，且不影响Excel功能的演示，此处数据作了简化处理，实务中的销货记录可能远不止这些。 接下来利用Excel中的数据分析功能对该公司2000年3月的数据进行分析。 一、排序 单击Excel中的“数据”，在下拉菜单单击“排序”，屏幕上出现对话框，根据需要选择首要关键字、次要关键字及第三关键字或只选择首要关键字。如首要关键字选择销售额，次要关键字选择品种，第三关键字选择购货商，数据顺序均选择递增，然后单击“确定”，

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我们以一家食品加工企业为例，该公司销售部在与客户达成销售协议后，根据客户的要求开出销货清单，销货清单按顺序编号，记载日期、销售的产品名称、数量、销售单价、销售金额、购货商、销货地区等内容，销货清单的其中一联送往财务部，财务部据此开具销售发票。财务部因此拥有销货清单、销售发票等销货记录的原始单据，再利用手中掌握的其他资料，财务部可将综合的销货记录输入电脑，作为分析的数据源。输入时间根据业务量的大小，可选择每天、每隔几天或月末一次输入。下面便是该公司2000年3月已输入电脑的综合销货记录，因篇幅所限，且不影响Excel功能的演示，此处数据作了简化处理，实务中的销货记录可能远不止这些。 

　　接下来利用Excel中的数据分析功能对该公司2000年3月的数据进行分析。 

　　一、排序 

　　单击Excel中的“数据”，在下拉菜单单击“排序”，屏幕上出现对话框，根据需要选择首要关键字、次要关键字及第三关键字或只选择首要关键字。如首要关键字选择销售额，次要关键字选择品种，第三关键字选择购货商，数据顺序均选择递增，然后单击“确定”，则上面所示的综合销货记录将会按你的需要进行排列：第一顺序按销售金额由小到大列示，同一销售额按品种列示，而销售金额、品种都相同的情况下，计算机会选择按购货商顺序列示。对于字符型的关键字，可在对话框中的“选项”选择按字母排序还 按笔画排序。如果只选择首要关键字，电脑将按首要关键字排序，对于首要关键字相同的记录，电脑按默认的方式排列。 

　　Excel的这一功能使我们即便是面对杂乱无章的销货记录，也能让它变得有条不紊，而且可以随时获得一些有用的信息。例如，管理层想获悉本月哪些产品的毛利率较高，则可选择按毛利率排序，立刻可以看到牛肉的毛利率最高（19％～20％），其次为家禽（15％～18％），熟食的毛利率最低仅有5％～6％。这一信息能帮管理层了解企业的现状，多生产毛利率高的产品，更好地完成利润最大化的目标。还有一些信息需要结合“分类汇总”功能一起使用才能获得，将在后面说明。 

　　二、筛选 

　　单击Excel中的“数据”，选择“筛选”，筛选分为自动筛选和高级筛选。单击自动筛选，标题栏将出现下拉框，你可以根据需要选择希望看到的记录。例如，你想知道本月销售额最大的五条记录，则可在下 “前10个”，并在接下来的对话框将10改为5，单击确定，屏幕上会按你的要求只显示本月销售金额最大的前五条记录。你也可以自定义显示的条件，例如，你想了解华星公司本月的购货记录，则可在购货商的下拉框选择“自定义”，接下来的对话框选择“等于”“华星”即可。高级筛选类似于自动筛选的自定义，但更自由和灵活，在此不再详述。 

　　由上述可知，排序和筛选都能按我们的要求对数据进行排列和挑选，在销货记录的分析中很有作用，但如果我们将其与“分类汇总”结合起来，将能得到一些更有价值的信息。 

　　三、分类汇总 

　　先将本月的销货记录按“类别”排序，再单击“数据”下的“分类汇总”，屏幕上出现对话框，分类字段选择“类别”，汇总方式选择“求和”，汇总项选择“销售金额”和“销售毛利”，单击确定，则销货记录会按不同的类别汇总销售额和销售毛利，如表2示这样，企业可以知道哪种产品最畅销，哪种产品对公司的毛利贡献最大。如果类别很多，难以一眼识别，可将上图的分级显示折叠即单击表格左边的级别按钮“2”，再按销售额或销售毛利排序。 

　　有时候，企业需要了解哪些购货商或哪些地区的需求量比较大，操作方法同上，只需在选择“类别”的时候相应的改为选择“购货商”或“销货地区”即可，如果只想看到某一个购货商或某一个地区的销售情况，可以先作筛选，再按上述步骤进行，再此不再赘述。 

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