行政事务管理制度

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行政事务管理制度
制度名称行政事务管理受控状态
编号
第1章目的
第1条为加强公司行政事务管理使各项管理标准化、制度化提高行政办事效率特制定本制度
第2章办公用品管理
第2条办公用品的购置
1．为节约成本保证质量由公司行政人事部统一购置各部门需要的办公用品购置各部门不得随意自行购置（除特殊情况外）
2．各部门预算计划内购置正常使用的办公文具须先行报送办公用品“购置申请表”经行政人事部核实报总经理审批后由行政人事部负责集中购置然后分发到各部门
3．为便于管理原则上各部门每季度最后一个月____日～____日的集中一次申购办公用品如有特殊需要可另行上报行政人事部必须在接到批示后____日内采购完毕并及时发放到各部门
第3条办公用品的分发、领用
1．各部门应填写办公用品领用申请书申请书一式两份一份用于分发办公用品另一份用于填写办公用品领用表
2．办公用品的核发
（1）接到各部门的申请书（两份）之后有关人员要进行核对并做好登记然后再填写一份用品分发通知书交发送室
（2）发送室进行核对后把申请全部用品备齐分发给各部门
（3）用品分发后应做好登记写明分发日期、品名与数量等将一份申请书连同用品分发通知书转交办公用品管理室记账存档；另一份用品分发通知书连同分发物品一起返回各部门
（4）对决定报废的办公用品要做好登记在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项
第4条办公用品的管理
1．公司对办公用品使用人追究损坏赔偿责任
2．对库存的办公用品应进行规范堆放标识清楚定期清扫与整理并采取必要的防虫、防潮、放火、防盗的安全措施
3．办公用品库存应定期进行盘点一年____次要做到账物相符如出现盘盈或盘亏应查找原因调整台账
4．对过时、失效的办公用品要填写报废单填清名称、价格、数量、金额、报废原因等项经审核批准方能报废
5．凡与采购、申领、入库、验收、盘点、结算、送货单据、领用单据、报表合同等办公用品采办领用相关的管理记录凭证都应按月归类归档保存
第3章文书档案管理
第5条收文
1．本公司与外界往来的文件由行政人事部统一登记、收文
2．内部印发文件流转由各部门自行登记、收文、立卷、存档
第6条发文
1．以公司名义撰写的文件可由各部门自行拟稿统一由公司行政人事部登记签发
2．以各部门名义撰写的文件由各部门自行登记、签发
第7条会签
1．当文件的内容涉及其他部门或单位时主办单位可以将文件发送给各有关单位进行会签
2．各部门收到需参与会签的文件时须及时、认真处理并签署意见
第8条重要文件的审核、执行
重要文件由总经理办公室汇总签办意见呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示获得总经理审核及批复后方能实施
第9条档案管理要指定专人负责明确责任保证原始资料及单据齐全完整密级档案必须保证安全
第10条档案部门要对所保管的文书档案进行系统化的排列和编目以便于保管和利用
第11条档案的借阅与索取
1．档案管理部门对文书档案的收进、移出要逐卷登记并办理相关手续借阅的档案一般要在档案室内查阅需要借出时必须办理登记手续
2．查阅档案时不准圈划、勾点、污损、涂改、剪裁、抽换更不准丢失借阅人员要对档案的完整负责
3．查阅档案时需要摘录、复印的需按密级批准权限另行批准经批准后摘录、复印后的档案材料要妥善保管不得丢失或转借他人
4．借阅档案要及时归还一般不得超过____天档案管理人员对归还的档案详细检查确认无误后办理归还手续如发现损坏、丢失等情况应立即追查并报有关部门处理
第12条档案的销毁
1．任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料
2．若按规定需要销毁时凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁
3．经批准销毁的公司档案档案管理人员要认真编制销毁清单由专人监督销毁
第4章印章管理
第13条印章的使用
1．对与公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对税务、金融等机构以公司名义的行文盖公司章
2．以部门名义在授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名盖经理职衔签字章
3．各部门在经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时盖部门章
第14条各种印章由监印人员负责保管
第15条印章遗失时除应立即向上级主管报告外应依法公告作废
第5章会议管理
第16条会议提拟人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作
第17条会议室的使用与管理由行政人事部统一负责
第18条会议由负责召集会议的负责人指定专人负责做好记录；对于需要下发会议纪要的应及时下发会议纪要
第19条会议纪律
1．各部门必须按通知的人员和人数参加会议；参会人员必须准时出席会议不得迟到、早退或无故不参加会议有事须向会议主持人请假；会议期间关闭通讯工具或使之处于静音状态
第20条各项会议决策的执行与监督
1．各项会议制定的措施涉及的有关部门必须严格执行执行的具体落实情况由有关部门负责监督
2．各部门在执行会议管理制度过程中应加强执行情况的信息反馈以便提高会议决议执行的效率
第6章车辆管理
第21条公司公务车辆的证照及其稽核等事务统一由公司行政人事部负责管理并负责做好公务用车的维修、检验、清洁等工作
第22条各部门公务用车由部门负责人先提出申请说明用车事由、地点、时间行政人事部根据需要统筹安排派车
第23条每部车辆应设置车辆行驶记录表行政人事部负责对记录表进行抽查
第24条司机在车辆驾驶前应对车辆进行基本的检查以确保车辆的正常
第25条为保证车辆安全除领导同意外出车在外或出车归来车辆应停放在指定的车库车位
第26条司机应加强对车辆的保养出车前、收车后要进行检查如有异常应及时向车队队长报告保证车辆的正常行驶
第7章附则
第27条本制度的解释权归公司行政人事部所有
第28条本制度自发布之日起实施
相关说明
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