外事文书的写法

概要：称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注意，应符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。我国对外文书格式范例正式照会：××国总统×××阁下阁下：×××××××××。顺致最崇高的敬意。中华人民共和国主席（签字）一九九×年×月×日于××普通照会例一：通知协定生效（××）部×字第××号××国驻华大使馆：中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨通知如下：中华人民共和国政府对于一九××年×月×日在北京签

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称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。

文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。

对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注意，应符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。

我国对外文书格式范例

正式照会：

××国总统×××阁下

阁下：

×××××××××。

顺致最崇高的敬意。

中华人民共和国主席（签字）

一九九×年×月×日于××

普通照会例一：通知协定生效

（××）部×字第××号

××国驻华大使馆：

中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨通知如下：

中华人民共和国政府对于一九××年×月×日在北京签订的中、×两国政府×××合作协定已履行了法律手续。鉴于××政府已于一九××年×月×日通知中国驻××国大使馆，××国政府批准了该协定，根据协定第×条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。

顺致最崇高的敬意。

（盖外交部带国徽铜印）

一九××年×月×日于北京

普通照会例二：申述态度

（××）×（省名简称）外字第××号

××国驻上海总领事馆：

××省人民政府外事办公室向××国驻上海总领事馆致意，并谨就×××问题申述如下：

×××××××××××××××。

顺致最崇高的敬意。

（盖××省人民政府外事办公室带国徽铜印）

一九××年×月×于××

普通照会例三：申办领事认证事宜

×（省名简称）外（1995）认字第××号

××国驻上海总领事馆：

××省人民政府外事办公室向××国驻上海总领事馆致意，并请对×××公司的全权委托书，计壹份，公证书上××省人民政府外事办公室印章和出国管理处处长×××签字予以认证。

顺致崇高的敬意。

（盖××省外办带国徽章）

一九九五年×月×日于××

对外函件例一：吊唁

××国××州州长××阁下

阁下：

惊闻××州××（职衔）××先生仙逝。我谨代表××省政府并以我个人的名义向你，并通过你向××州政府和××先生的家人，表示深切的哀悼。

中国××省省长（签字）

一九九×年×月×日×于××

对外函件例二：通知

××国驻××总领事馆：

我办根据我国有关部门的决定，现通知贵总领馆如下事项：

××××××××××××。

顺致崇高的敬意。

（××省外办印）

一九××年×月×日于××

便函例一：婉拒

亲爱的×××先生：

蒙您邀请我参加圣诞晚会，甚为感谢。因我近日身体不适，不能前往，特致歉意。

祝您愉快。

×××（签字）

一九××年×月×日于××

备忘录例一：对外表态

××国总理致××国总理×××的备忘录

一、中国政府欢迎并且支持一九××年×月×日至×日在××举行的××××会议为促进中×两国解决××问题所作的努力。

二、××××××××××××。

以上两点只在中×双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员在会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。

一九××年×月×日于××

注：此件是作为照会附件发出的备忘录。

备忘录例二：陈述意见。



备 忘 录



根据××州政府关于签订××××协定的建议，××省政府表示同意进行签订该项协定的谈判。

××省政府的意见，在××××协定中应包括下列各款：

××××……

……

当然上述各款可按双方愿望补充或变更。

请将上述事宜转达贵州政府。

一九××年×月×日于××

注：此件为面交备忘录

电报例一：贺电

×××（日本×县首府名称）

×××县知事×××阁下：

欣闻阁下连任贵县知事之际，我谨向阁下表示祝贺。

祝贵县在阁下的领导下繁荣昌盛，人民幸福。

中国××省人民政府省长×××

一九××年×月×日于××

电报例二：慰问电

×××（州首府名称）

×××州长××阁下：

惊悉阁下因车祸负伤，谨向阁下表示诚挚的慰问。

中国××省人民政府省长×××

一九××年×月×日于××

电报例三：祝寿

××××（日本县首府名称）

××县日中友好协会会长×××先生：

在您××岁寿诞之际，我代表××省人民对外友好协会，并以我个人的名义，向您表示衷心的祝贺。

祝您健康长寿。

中国××省人民对外友好协会会长×××

一九××年×月×日于××

来源：中国外交网

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